ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI DESA CIPACING KECAMATAN JATINANGOR KABUPATEN SUMEDANG TAHUN 2024

Abstrak

 Pengelolaan arsip yang efektif sangat penting dalam kegiatan organisasi, seperti menjadi sumber informasi utama dan pusat penyimpanan arsip. Keberhasilan pengelolaan arsip tergantung pada kemampuan untuk mengambil arsip secara cepat dan akurat, yang dipengaruhi oleh sistem penyimpanan yang digunakan. Karenanya, pengelolaan arsip yang sistematis dan efektif tidak bisa dipisahkan dari kegiatan penataan dan penemuan kembali arsip. Di Kantor Desa Cipacing, pengelolaan penyimpanan arsip belum optimal, seperti pengelolaan penyimpan arsip yang belum sesuai, tempat penyimpanan arsip yang tidak menggunakan filling cabinet,  serta pengelolaan arsip masih manual walupun sudah terdapat e-office untuk penyimpanan arsip secara digital. Hal tersebut    mendorong perlunya perubahan dan evaluasi dalam pengelolaan arsip Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan menggambarkan bagaimana Pengelolaan Arsip dilakukan di Kantor Desa Cipacing, serta untuk mengidentifikasi dan menggambarkan faktor-faktor penghambat yang terjadi dalam Pengelolaan Arsip di kantor tersebut. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini meliputi wawancara, observasi, dan studi literatur. Sedangkan analisis menggunakan penelitian  kualitatif deskriptif. Hasil penelitian menunjukan bahwa pengelolaan arsip di Desa Cipacing masih belum baik itu terbukti di dalam penyimpan arsip masih menggunakan tempat yang terbuat dari kayu yang membuat berkas dan dokumen rentan dari kerusakan, serta  tidak ada upaya dalam pemeliharaan arsip. Faktor penghambat dalam Sistem Pengelolaan Arsip di Kantor Desa Cipacing  yaitu tidak petugas khusus pengelola arsip (Arsiparis) dan tidak mengingat nomor surat sehingga kesulitan dalam pencarian dokumen.

Effective archive management is crucial in organizational activities, serving as the primary source of information and the center for storing archives. The success of archive management depends on the ability to retrieve archives quickly and accurately, which is influenced by the storage system used. Therefore, systematic and effective archive management cannot be separated from the activities of organizing and retrieving archives. At the Village Office of Cipacing, archive storage management is not optimal, such as inappropriate archive storage management, archive storage places that do not use filling cabinets, and archive management that is still manual even though there is an e-office for digital archive storage. That matter necessitates changes and evaluations in archive management. This research aims to understand and describe how Archive Management is conducted at the Village Office of Cipacing, as well as to identify and describe the factors that hinder Archive Management there. The data collection methods used in this research include interviews, observations, and literature studies. The analysis uses descriptive qualitative research. The research findings show that archive management at Cipacing Village is still not good, as evidenced by the use of wooden storage spaces, which makes documents vulnerable to damage, and there is no effort in archive maintenance. The hindering factors in the Archive Management System at the Village Office of Cipacing include the lack of a dedicated archive officer (Archivist) and the inability to remember document numbers, making it difficult to find documents.