PERLINDUNGAN ARSIP VITAL DI USDA PT KERETA API INDONESIA (PERSERO)

Muhammad Rafi Fauzi, Abdhy Aulia Adnans

Abstrak


Arsip vital merupakan aset strategis bagi keberlangsungan operasional perusahaan, terutama dalam menjaga dokumen kepemilikan aset yang dimiliki oleh PT Kereta Api Indonesia (Persero). Penelitian ini bertujuan untuk meningkatkan perlindungan arsip vital yang dilakukan oleh PT Kereta Api Indonesia (Persero) dalam mengurangi resiko terjadinya kerusakan maupun kehilangan aset yang dimiliki. Dalam studi ini, dilakukannya pendekatan deskriptif kualitatif dengan metode pengumpulan data melalui observasi secara langsung dan wawancara dengan para pelaku arsip di USDA PT Kereta Api Indonesia (Persero). Hasil penelitian menunjukan bahwa upaya perlindungan arsip vital yang sudah dilakukan oleh USDA PT Kereta Api Indonesia (Persero) sudah dapat dikatakan cukup baik, dikarenakan pengelolaan arsip vital di PT Kereta Api Indonesia (Persero) mengimplementasikan standar internasional yaitu, ISO 9001:2015 tentang sistem manajemen mutu.  Akan tetapi, ada beberapa hal yang menjadi kekurangan yang perlu diperhatikan, terutama untuk dokumen sensitif seperti aset kepemilikan yang rentan terhadap kerusakan dan hilangnya fisik arsip serta ancaman digital dengan menerapkan beberapa teknologi seperti Stegowatermark dan Radio Frequency Identification (RFID), juga menyiapkan sarana prasarana yang memadai dan SDM yang kompeten, untuk menjamin integritas, keaslian, dan aksesibilitas arsip vital perusahaan dalam jangka panjang guna menangani ancaman digital yang semakin canggih seperti pemalsuan dokumen digital, serta akses ilegal terhadap informasi rahasia perusahaan. 

 

Vital archives are strategic assets for the continuity of company operations, especially in maintaining asset ownership documents owned by PT Kereta Api Indonesia (Persero). This study aims to improve the protection of vital archives carried out by PT Kereta Api Indonesia (Persero) in reducing the risk of damage or loss of assets owned. In this study, a qualitative descriptive approach was carried out with data collection methods through direct observation and interviews with archive actors at USDA PT Kereta Api Indonesia (Persero). The results of the study indicate that the efforts to protect vital archives that have been carried out by USDA PT Kereta Api Indonesia (Persero) can be said to be quite good, because the management of vital archives at PT Kereta Api Indonesia (Persero) implements international standards, namely, ISO 9001: 2015 concerning quality management systems. However, there are several shortcomings that need to be considered, especially for sensitive documents such as ownership assets that are vulnerable to damage and loss of physical archives and digital threats by implementing several technologies such as Stegowatermark and Radio Frequency Identification (RFID), as well as preparing adequate infrastructure and competent Human Resources, to ensure the integrity, authenticity, and accessibility of vital company archives in the long term to deal with increasingly sophisticated digital threats such as digital document forgery, and illegal access to confidential company information.


Kata Kunci


Perlindungan, Arsip Vital, Dokumen Kepemilikan Aset, PT Kereta Api Indonesia (Persero)

Teks Lengkap:

PDF

Referensi


A. Cheddad, J. Condell, K. Curran, and P. M. Kevitt, “Survey And Analysis of Current Methods Signal Processing,” pp. 727–752, 2010.

AK, W. W., Saifullah, & ZA, T. (2015). Metodologi Penelitian Kualitatif &

Grounded Theory. FTK Ar-Raniry Press

Brown, A. & Zhang, Y. (2021). "Integrated Protection Models for Modern Archives: Balancing Technology and Policy". Journal of Archival Science, 15(3), 45-67.

Arsip Nasional Republik Indonesia. (2015). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2015 tentang Standar Sarana dan Prasarana Kearsipan. Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 1268. Jakarta: ANRI.

Bettington, J. (2008). Keeping Archives. Australian Society of Archivists Inc. Diunduh dari https://www.archivists.org.au/learning-publications/keeping-archives-3rd-ed

Digimarc. (2022). Case Study: U.S. Patent and Trademark Office. Digimarc Corporation.

Duranti, L. (2010). From digital diplomatics to digital records forensics. Archivaria, 68, 39–66.

Fennelly, L. J. (Ed.). (2012). Effective Physical Security (4th ed.). Butterworth-Heinemann.

Fi, I., & Ujianto, E. (2019). Invisible Watermarking Citra Digital Menggunakan Kombinasi Metode Discrete Cosine Transform Dan Discrete Wavelet Transform. Jurnal Nasional Pendidikan Teknik Informatika ( JANAPATI ), 8(3), 261–271.

Franks, P. C. (2018). Records and Information Management 2nd Edition. American Library Association.

Indonesia. (2007). Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana. Sekretariat Negara. Jakarta.

International Council on Archives (ICA). (2016). Principles and Functions of Archives and Records Management. [Prinsip-prinsip]. Diakses dari website ICA.

International Organization for Standardization (ISO). (2015). ISO 9001:2015 Quality management systems — Requirements. Geneva, Switzerland: ISO.

International Organization for Standardization. (2016). ISO 15489-1:2016 Information and documentation — Records management — Part 1: Concepts and principles.

Khanna, V. K. (2010). Integrated Selection of RFID Technologies and Systems for Logistics and Supply Chain Management. CRC Press. (Membahas efisiensi penelusuran objek dengan RFID).

Megill, K. . (2005). Corporate Memory: Records and Information Management in the Knowledge Age. Munchen: K.G.Saur.Diunduh dari https://library.oapen.org/bitstream/handle/20.500.12657/31666/626355.pdf?sequence=1

Mulyadi, I. (2017). Pengelolaan Dokumen Transportasi Kereta Api 1864-1942 dan Layanan di Unit Corporate Document Management PT Kereta Api Indonesia. Prosiding Internasional Kearsipan, 125.

Pemerintah Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan.Pemerintah Republik Indonesia. (2012). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 107. Jakarta: Sekretariat Negara.

Republik Indonesia. (2016). *Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik*. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 251. Sekretariat Negara.

Schneier, B. (2000). Secrets and lies: Digital security in a networked world. John Wiley & Sons.

Siregar, Doli D. 2004. Manajemen Aset. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Umami, F. 2015. Pengaruh Kompetensi Petugas Kearsipan Dan Sarana Prasarana Kearsipan Terhadap Kelancaran Pengelolaan Arsip Di Universitas Negeri Semarang.

Semarang: UNNES.




DOI: https://doi.org/10.24198/responsive.v8i4.68648

Refbacks

  • Saat ini tidak ada refbacks.


RESPONSIVE: Jurnal Pemikiran Dan Penelitian Administrasi, Sosial, Humaniora Dan Kebijakan Publik telah Terindeks Di:

      
  
 
 
Creative Commons License
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.