PEMANFAATAN ARSIP VITAL KERETA API UNTUK KEMUDAHAN TEMU KEMBALI ARSIP MELALUI ALIH MEDIA DI PT. KAI

Daffa Rachmanda, Ope Destrian, Asep Saeful Rohman

Abstrak


Artikel ini mengkaji pemanfaatan alih media arsip vital untuk kemudahan temu kembali arsip di Unit Asset Ownership Document & Files PT Kereta Api Indonesia (Persero). PT Kereta Api Indonesia (Persero) melalui unit Asset Ownership Document & Files (USDA) berupaya melakukan alih media arsip vital dari bentuk konvensional ke format digital dengan tujuan untuk menjaga informasi pada arsip tetap terjaga kelestariannya. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis sarana prasarana, kendala, serta manfaat alih media arsip vital dalam menunjang kemudahan temu kembali arsip. Metode penelitian menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan teknik observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa alih media arsip vital berkontribusi pada peningkatan efisiensi, keamanan data, serta mempermudah akses informasi. Namun, kendala yang dihadapi antara lain keterbatasan sarana prasarana penyimpanan, kerusakan fisik dokumen berusia tua, serta keterbatasan jumlah scanner berukuran besar. Oleh karena itu, diperlukan strategi berupa pengadaan sarana tambahan, preservasi arsip fisik, serta pengembangan sistem temu kembali berbasis digital yang terintegrasi.

 

This article examines the utilization of vital archive media transfer for easy retrieval at the Asset Ownership Document & Files Unit of PT Kereta Api Indonesia (Persero). PT Kereta Api Indonesia (Persero), through its Asset Ownership Document & Files (USDA) unit, is attempting to transfer vital archive media from conventional to digital format with the aim of preserving the information in the archives. The purpose of this study is to analyze the infrastructure, constraints, and benefits of vital archive media transfer in supporting easy retrieval. The research method uses a qualitative descriptive approach with observation, interview, and documentation techniques. The results show that vital archive media transfer contributes to increased efficiency, data security, and facilitates access to information. However, obstacles faced include limited storage infrastructure, physical damage to old documents, and a limited number of large scanners. Therefore, a strategy is needed in the form of procuring additional facilities, preserving physical archives, and developing an integrated digital-based retrieval system. 


Kata Kunci


Alih Media Arsip, Arsip Vital, Temu Kembali Arsip, PT Kereta Api Indonesia (Persero)

Teks Lengkap:

PDF

Referensi


Andhika, D.B., Irawati Y.E. (2023). Strategi Pemeliharaan Arsip Dinamis Inaktif Melalui Alih Media. Jurnal Ilmiah Universitas Semarang, 4(1), 1-3.

Arsip Nasional Republik Indonesia. (2013). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2013 tentang Pelaksanaan Program Arsip Vital di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.

Arwana, N.Y., Batubara, A.K., Fathurrahman, M. (2024). Alih Media Arsip Sebagai Upaya Preservasi Di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Labuhanbatu Utara. Jurnal Pendidikan, Bahasa dan Budaya, 3(2), 2-9.

Hasna, S.F., (2023). Alih Media Dokumen Perusahaan Untuk Pelestarian dan Kemudahan Temu Kembali Arsip di PT. Pos Indonesia (Persero) (Bachelor’s Thesis, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran.

Khotimah, I. K., & Marlini. (2012). Temu Balik Arsip di Pusat Arsip Balai Bahasa Padang. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan.

Latiar, H. (2019). Efektivitas Sistem Temu Kembali Arsip Digital Universitas Lancang Kuning Pekanbaru. Jurnal Pustaka Budaya, 6(1), 2-4.

Permana, R., Rohmiyati, Y. (2019). Analisis Preservasi Arsip Statis Tekstual Sebagai Upaya Pelestarian Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pati. Jurnal Ilmu Perpustakaan Undip, 2-8.

Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009.

Republik Indonesia. (2008). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE).

Saeroji, A., Andriyati, R., Muhsin. (2021). Analisis Efektivitas Aplikasi E-Arsip Sebagai Media Temu Kembali Informasi. Journal Universitas Negeri Yogyakarta, 18(1), 3-11.

Sari, E.M., (2018). Alih Media Arsip Vital Sebagai Upaya Preservasi Di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi Dan Sumber Daya Mineral (Bachelor’s Thesis, Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Sugiyono. (2013). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung: Alfabeta.

Supriyanto, I. (2024). Alih Media Arsip Konvensional Pada Arsip Vital BAN- PT. Journal Of Social Science Research, 4(4), 4-11.

Tiara, F.M., & Husna, J. (2018). Analisis Alih Media Arsip Aktif Personal File Untuk Temu Kembali Arsip di PT Sucofindo Cabang Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan Undip, 1-3.

Wasdiana, M. D., & Setyadi, A. (2019). Analisis Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Inaktif Berkas Perkara di Pengadilan Negeri Ungaran. Jurnal Ilmu Perpustakaan.

Zakaria, M.A., Sagita, N.I., & Febriadi. (2025). Alih Media Arsip Sebagai Pemeliharaan Nilai Evidence di Puslatbang PKASN LAN Tahun 2024. Jurnal Indonesia : Manajemen Informatika dan Komunikasi 6(2), 2-6




DOI: https://doi.org/10.24198/responsive.v8i4.68428

Refbacks

  • Saat ini tidak ada refbacks.


RESPONSIVE: Jurnal Pemikiran Dan Penelitian Administrasi, Sosial, Humaniora Dan Kebijakan Publik telah Terindeks Di:

      
  
 
 
Creative Commons License
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.